El equipo de Vivook ha trabajado fuertemente durante el 2021 en el desarrollo de la nueva etapa de la plataforma. En los próximos meses liberaremos las siguientes funcionalidades que serán de mucha utilidad, tanto para los administradores como para los condóminos.
Aviso:
Este documento es confidencial y para lectura exclusiva de los administradores de condominios que tienen contratado actualmente la plataforma de Vivook. Prohibido compartirlo ni reproducirlo.
Las mejoras que presentamos a continuación están agrupadas por categoría temática. El orden en que se presentan no tiene relación con el orden en que irán siendo liberadas. Las funcionalidades y su descripción pueden cambiar durante el transcurso de su puesta en operación.
Mejoras a la Seguridad
1. Control de Accesos al Condominio por QR
¡Ya nos habíamos tardado! Con Vivook el residente podrá preautorizar desde su celular la entrada de sus futuros visitantes. Los visitantes recibirán un QR con el cual ingresarán sin contratiempos. Los vigilantes, con una versión especial de Vivook app sabrán que visitas están preautorizadas, registrar entradas y salidas con notificación automática al residente y tomarán fotos de identificación y auto según lo configure el administrador. El administrador tendrá control total de las visitas pasadas y futuras al condominio. ¡Todo ésto sin necesidad de comprar equipos especiales, solo celular!
2. Control de Personal Doméstico
¿Vino mi muchacha de limpieza? ¿Mi cocinera? ¿A qué hora llegó y cuando se fue? Los residentes estarán contentos de recibir notificaciones cada vez que su personal doméstico entre y salga del condominio. Vivook controlará quienes pueden entrar y salir de forma rutinaria a cada vivienda, si entraron o salieron con algo que no sea de uso personal. También contará con una lista de personas no autorizadas nunca a entrar (black-list).
3. Control de Salida de Infantes
A todo residente le preocupa la inseguridad creciente en nuestro país y lo más importante son sus hijos. Ahora con Vivook, el administrador podrá configurar el control de salida de infantes para que vigilancia, previa autorización del residente, registre con detalle y fotos toda salida de infantes (menores a ”x” años), y el residente reciba notificaciones de la entrada y salida de sus hijos.
4. Control de Acceso a Instalaciones y Amenidades
El home-office y la renta de corto plazo han incrementado mucho el uso de las amenidades y la administración necesita controlar mejor su utilización. El módulo de Reserva de Instalaciones de Vivook se extenderá para controlar físicamente los accesos a las amenidades con dispositivos de última tecnología pero de bajo costo.
5. InterCom Seguro con Vigilancia
¿Porqué los expertos recomiendan evitar el uso de WhatsApp con vigilancia? Porque implica que los vigilantes tengan el número celular de… ¡todos los residentes! Es un riesgo grave exponer a los residentes a extorsiones y mal uso de sus números. El módulo de InterCom de Vivook App, será un “whatsapp interno” y “conmutador virtual” de cada condominio para que los residentes se comuniquen con vigilancia y administración vía chat y llamadas sin revelar los números personales. Además todas las comunicaciones se almacenarán para que, únicamente el super-administrador, pueda revisarlas y asegurar la calidad del servicio de vigilancia.
6. Permisos más Granulares para Administradores
Muchos administradores nos han solicitado tener más flexibilidad y granularidad para dar diferentes permisos de uso de Vivook a su personal. Eso es precisamente lo que ahora Vivook permitirá. Habrá diferentes niveles de administrador y de empleados con acceso diferenciado y configurable a las diferentes pantallas y funcionalidades.
Mejoras a la Operación
7. Solicitudes al Administrador Multi-Condominio (Help Desk)
¡Que ninguna petición de los residentes quede sin ser atendida a tiempo!
El residente reportará fácilmente desde su móvil en Vivook app cualquier falla o inquietud con fotos y todo. Podrá ver el avance de sus solicitudes y calificar el servicio recibido.
La administración tendrá control de todas las solicitudes (tickets) tanto de los residentes como de los empleados. Podrá indicar quién atenderá cada uno, quién lo supervisará y cual es la fecha requerida. Inclusive será posible tener en una sola pantalla los tickets de varios condominios. Contará con diferentes consultas de tickets por responsable, por prioridad, por fecha, estatus, etc.
8. Asambleas Virtuales
El administrador podrá llevar a cabo asambleas virtuales desde Vivook. Tendrá control de convocatorias, asistencia, agenda, votaciones (por porcentaje o por voto), manejo del micrófono, grabación de la sesión, minuta y todo lo que requiere una asamblea en forma.
9. Control de Activos
Los equipos, herramientas, materiales, muebles y todos los activos del condominio estarán ahora con Vivook bajo el control riguroso de la administración, incluyendo la información operativa y financiera de cada uno de ellos.
10. Control de Mantenimiento
Este módulo facilitará al administrador cumplir con su responsabilidad de mantener en buen estado de funcionamiento las instalaciones y equipos del condominio. Un buen seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos ayuda a maximizar su disponibilidad, extender su vida útil, preservar su valor y reducir su costo de operación.
11. Recorridos del Supervisor
La clave para mantener un condominio en buenas condiciones es hacer recorridos de revisión y supervisión periódicamente. Ahora Vivook facilitará y vigilará que estos recorridos se lleven a cabo en tiempo. Con rutas y elementos de revisión predefinidos, el supervisor recorrerá el condominio registrando en Vivook app los hallazgos encontrados (con fotos si lo desea). Automáticamente Vivook creará las tareas para su seguimiento posterior.
12. Recepción y Control de Paquetería
Los residentes hacen cada vez más compras en línea. Generalmente el administrador y vigilancia son responsables del buen manejo y custodia de los paquetes recibidos. Vivook permitirá llevar ese control sin complicaciones y con evidencia de su cumplimiento. Será posible saber en todo momento qué se tiene en custodia, quién lo trajo y qué vigilante lo recibió, cuándo y a qué residente se le notificó y se le entregó. ¡Que ningún paquete se pierda!
Mejoras a la Administración e Información
13. Reporteador para Administradores Avanzados
El administrador podrá diseñar reportes a su gusto, con gráficos e indicadores, desde un sistema de reporteo profesional de alta calidad. Tendrá conexión a los datos de su(s) condominio(s) para crear todos los reportes, gráficas e informes que le soliciten.
14. Reportes desde Excel y GSheets
Desde adentro de Excel o GSheet, el administrador podrá acceder los datos de operación del condominio para utilizarlos en la misma hoja de cálculo. Mediante una conexión en línea (no importación) se podrá crear todo tipo de tableros, hojas, comparativos, consolidaciones y todo lo que tu conocimiento de Excel/Gsheets te permita. ¡Hay que verlo para creerlo!
15. Domiciliación Automática de Cuotas
Además de los pagos con tarjeta de crédito que ya se tiene con Vivook, se podrá domiciliar los adeudos. De esta manera, el administrador les hará de forma automática los cobros a residentes (previa autorización de la domiciliación por parte del mismo) y quedarán registrados en Vivook.
¡No más cobros retrasados por olvido o falta de tiempo del residente!
16. Recordatorios Automáticos de Pagos
Vivook contará con un mecanismo para automatizar el envío de recordatorios de pago a los residentes bajo diferentes parámetros y condiciones
¡Adiós a la talacha de estar enviando recordatorios!
17. Conciliación Bancaria Avanzada
¡No más registrar pagos y conciliar a mano cada uno de los movimientos bancarios!
Vivook leerá directamente los archivos de movimientos que genera tu banco y con inteligencia artificial los relacionará con los adeudos por cobrar del condominio. Tú solamente tendrás que validar que todo sea correcto y… pum! cobros registrados y movimientos conciliados!
18. Conexión con Software Contable
¡Pasar la información de Vivook al sistema de contabilidad será automático!
Si el contador de la administración usa Contpaq o Aspel COI, ya no tendrá que capturar las pólizas contables de forma manual. Vivook generará las pólizas apropiadas para que el programa contable las importe y contabilice. ¡Los contadores van a estar felices!
