Una vez que se haya indicado el costo, al momento de confirmar alguna reservación, el administrador puede generar el adeudo a la vivienda que solicita la reservación.

Impedir que los morosos reserven instalaciones
El administrador ya puede configurar cada una de las instalaciones para impedir que los que se encuentran en el reporte de morosos puedan reservarlas.

Calendario de reservaciones
Ahora en Vivook las reservaciones de alguna instalación se muestran en vista de calendario, de esta manera el administrador y el residente localizará de manera más fácil y rápida la disposición de cada una de las instalaciones.

Reservación de instalaciones por varios días
El residente ya puede hacer La reservación de una instalación de un día para otro o por varios días.

Una reunión es el acto en que se congregan un grupo de personas, particularmente para tratar un asunto y en nuestro condominio las podremos encontrar de distintos tipos:

Informativas.- Son también llamadas reuniones informales, éstas principalmente son para dar a conocer a la comunidad información. Por ejemplo invitar a la comunidad a participar en charlas dictadas por protección civil de como cómo actuar ante un terremoto ó prevención ante la inseguridad, etc.

Consultivas-Deliberativas.- Dirigidas a todo miembro del condominio o residencial, para tratar temas sencillos o secundarios de decisiones ya tomadas. Por ejemplo cuando se propone a la comunidad debatir sobre cuales son las prioridades que debe atacar el condominio ante una lista de asuntos pendientes. Aquí se discuten cosas como que es más importante atender si el tema de la seguridad por un robo reciente ó el cambio de una bomba de agua.

Formativas ó de preparación.- Para cualquier miembro de la comunidad que busque capacitación Por ejemplo cuando se da algún curso de primeros auxilios.

Decisorias.- Cuando hablamos de decisorias debemos referirnos propiamente a una asamblea de copropietarios ó consejo de administración formalmente constituido cumpliendo las exigencias legales previstas. Se toman decisiones importantes que afectan a toda la comunidad y pueden ser Ordinarias o Extraordinarias.

Es recomendable tener en cuenta algunos puntos importantes antes de realizar una reunión para que sea efectiva

• Es preciso tener una razón justificada que amerite el costo de realizar la reunión: Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aun mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.
• Define los objetivos: Hay que tener muy claro que es lo que se persigue con la reunión, crear una agenda y distribuirla, con anticipación, a cada uno de los asistentes.
• Tiempo ó Duración de la reunión: La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan. A mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión. No sólo es que se puede dispersar el objetivo de la reunión por conversaciones individuales entre los asistentes sino que hay más oportunidades de distracción entre los participantes.
  Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión. Esto es determinante para el enfoque y planteamientos de la reunión. No es lo mismo conversar un planteamiento en una reunión de 4 personas a hacerlo en una reunión de 50 ò 60 participantes donde seguramente la mayoría de ellos va a querer opinar.
• Hora y ubicación: Muy temprano en la mañana arriesgas que la gente llegue tarde por el tráfico. Muy cerca del almuerzo y ellos estarán pensando en comida. Muy cerca del final del día y ellos estarán pensando en irse a casa. Encuentra ese tiempo “correcto”, normalmente a media-mañana/tarde, además debemos pensar en un lugar adecuado para el número de participantes un área común fácil de ubicar.

Cubriendo los puntos anteriores tendremos la base para reuniones exitosas en nuestro condominio o residencial.

Esta funcionalidad se agregó con el fin de que los usuarios de Vivook tengan la seguridad que el directorio de su residencial solo será visto por el administrador.

Para ver un breve video

http://www.vivook.com/tutorial/ConfiguraTuCondominio/OcultarDirectorio.html

Ahora desde Vivook es posible que el administrador pueda adjuntar a los avisos de cobro, las instrucciones de pago, de esta manera  el residente sabrá de qué manera debe realizar el pago de sus cuotas, en qué cuenta o con qué referencia.

Por ejemplo, el administrador puede agregar el siguiente mensaje a los avisos de cobro:

“Favor de depositar a la cuenta 0000123456 y poner como referencia su número de apartamento”

Para ver un breve video

http://www.vivook.com/tutorial/ConfiguraTuCondominio/InstruccionesPago.html

Además del newsletter, podemos reforzar los logros de la administración y comité de vigilancia con un reporte anual, el cuál deberá contener:

1.- Los logros alcanzados.

2.- Reporte financiero.

3.- Reconocimiento a todas las personas que ayudaron en el residencial, especialmente a todos los residentes voluntarios.

4.- Estadísticas que comparen el trabajo del año, con el del año pasado, cualquier medición es buena, por ejemplo: El año pasado se lograron recaudar el 80% de cuotas de mantenimiento, este año se recaudo el 110% de lo presupuestado.

5.- Lo qué viene, qué planes y objetivos se tienen para el próximo año.

Manual de ayuda para residentes

Es muy importante contar con una guía rápida de las principales  reglas, procedimientos, preguntas frecuentes, responsables del residencial (¿A quién busco para?), formatos (para solicitar una instalación por ejemplo),  preguntas frecuentes, instrucciones y información general del residencial.

De esta manera los residentes en breve sabrán que hacer, con quién acudir y las consecuencias de las situaciones más comunes dentro del residencial. Por ejemplo, si requieren reservar una instalación, no tendrán que leer todo el reglamento de reservación de instalaciones, sino solo acudir a su manual práctico, llenar los formatos necesarios y solicitar la reservación.

Asamblea anual

Por su importancia legal, la mayoría de los residentes asisten a la asamblea anual, ya que en ella en la mayoría de las legislaciones se designa al comité de vigilancia, al consejo de administración, se modifican o se establecen los estatutos, se aprueba el presupuesto, entre otras cosas. Por eso hay que aprovechar esta asamblea para poder comunicarnos con nuestros residentes. Para incentivar la asistencia a esta asamblea, debemos hacerlo un evento social más que un evento protocolario. Para hacerlo debemos considerar en nuestro presupuesto, ofrecer algún tipo de refrigerio, permitir que un invitado dé una plática sobre algún tema de interés, o poner una mesa de ayuda donde los residentes tengan diálogo directo con la administración o autoridades locales o del propio residencial durante los tiempos muertos de la asamblea.

Comunicación y relaciones públicas con personas e instituciones ajenas al residencial

La interacción con otros administradores y comités de vigilancia, es muy importante para resolver problemas dentro del residencial. Es por eso que es esencial que dentro de la administración o comité de vigilancia exista un plan adecuado de relaciones públicas en el cual se debe incluir un adecuado plan para:

a) Autoridades locales y federales

Algunas dependencias gubernamentales, ofrecen cursos de seguridad, administración, de recursos, etc.

b) Unirse a una asociación de asociaciones de colonos, administradores  o comités de vigilancia nacional.

Al ser miembro de una asociación no gubernamental, podemos obtener muchos beneficios para el residencial, ya que normalmente estas asociaciones son apoyadas tanto por el gobierno como por fondos privados.