Mejoras en el módulo de reservación de instalaciones – Lo nuevo en Vivook

Generar adeudo al confirmar una reservación
Ahora en Vivook, el administrador puede indicar el costo por uso de cada una de las instalaciones.

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Una vez que se haya indicado el costo, al momento de confirmar alguna reservación, el administrador puede generar el adeudo a la vivienda que solicita la reservación.

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Impedir que los morosos reserven instalaciones
El administrador ya puede configurar cada una de las instalaciones para impedir que los que se encuentran en el reporte de morosos puedan reservarlas.

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Calendario de reservaciones
Ahora en Vivook las reservaciones de alguna instalación se muestran en vista de calendario, de esta manera el administrador y el residente localizará de manera más fácil y rápida la disposición de cada una de las instalaciones.

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Reservación de instalaciones por varios días
El residente ya puede hacer La reservación de una instalación de un día para otro o por varios días.

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Nuevo directorio de viviendas y residentes – Lo nuevo en Vivook

Ahora en Vivook el directorio de viviendas y residentes cuenta con una interfaz más ágil y más clara, ahora la información de las viviendas, residentes y vehículos puede verse de manera rápida y simplificada. 

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Nueva pantalla para registro y edición de viviendas, residentes y vehículos
Ahora en Vivook con la nueva pantalla para el registro y edición de viviendas, residentes y vehículos, el administrador puede desde un mismo lugar consultar y registrar la información de cada vivienda, de los residentes y de los vehículos. 

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Opción marcar/desmarcar todos
Ahora en el control de cobranza, así como en el control de ingresos y recibos de pago, existe la opción de marcar/desmarcar todos los registros que se muestran en los listados, esta opción es muy útil para que el administrador pueda imprimir o enviar avisos de cobro y recibos de pago de manera rápida.

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Identificador en recibos de pago – Lo nuevo en Vivook

Identificador único en recibos de pago
Ahora los recibos de pago que se imprimen o se envían desde Vivook cuentan con un número identificador único, el cual no se duplica y sirve para que el administrador pueda localizar de manera rápida algún pago desde el control de ingresos. 

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* Muestra la opción de busqueda en el control de ingresosImagen de ejemplo
* Muestra el identificador único en el recibo de pago

Adjuntar archivos a cada egreso
Ya se encuentra activa la opción de adjuntar archivos a los egresos capturados en Vivook, ahora el administrador puede adjuntar a los egresos documentos pdf, xml (facturas electrónicas), Word, excel, power point, entre otros.

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Nombre del contacto principal en el estado de cuenta de cada vivienda
Ahora al consultar el estado de cuenta de cada vivienda se muestra el nombre del contacto principal, de esta manera el administrador podrá identificar exactamente la vivienda que se esta consultando.

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Exportar estado de cuenta de viviendas a excel – Lo nuevo en Vivook

Exportar a excel el estado de cuenta de cada vivienda
Ahora en Vivook, el administrador ya puede exportar a excel el estado de cuenta de cada una de las viviendas, esto servirá para que desde excel el administrador pueda organizar la información de cada estado de cuenta como lo necesite.

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Nuevos campos en recibos de pago
Ahora en los recibos de pago que se imprimen o envían desde Vivook se muestra el Monto que se ha aplicado del ingreso y el Saldo que está pendiente de aplicar, de esta manera el residente sabrá si el pago que realizó se aplico parcialmente o de manera total.

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Nuevo calendario para campos de fecha en Vivook Para facilitar la captura de los campos fecha en Vivook, hemos cambiado el calendario que sirve para escribir las fechas, ahora en todo Vivook se ocupa el mismo calendario.

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Reporte de Presupuesto vs Real disponible para el comité de vigilancia – Lo nuevo en Vivook

Reporte de Presupuesto vs Real, ahora ya disponible para el comité de vigilancia o para todos los residentes
Ahora en Vivook todos los residentes o sólo el comité de vigilancia, si el administrador lo permite podrán ver el reporte del presupuesto contra lo real, además del reporte detallado de ingresos, reporte detallado de egresos, estados de cuenta de caja o banco y estados de cuenta de fondos.

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Para ver un breve video sobre cómo activar esta funcionalidad de click aquí.

Cambio de residencial desde el panel del administrador
Si cuenta con varios residenciales registrados en Vivook, ahora podrá iniciar sesión en otro residencial desde el panel del administrador, de esta manera evitará tener que salir de Vivook y volver a entrar seleccionando otro residencial.

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Lo nuevo en Vivook – 10/10/2011

Permitir que el residente vea los estados financieros del residencial
Ahora en Vivook el administrador puede dar acceso a los residentes a reportes financieros dentro de Vivook como: el reporte detallado de ingresos, egresos, estados de cuenta de caja o banco y estados de cuenta de fondos. De esta manera los administradores que así lo deseen podrán hacer que el manejo de recursos financieros a través de Vivook sea transparente para los residentes.

Para ver un breve video sobre cómo activar esta funcionalidad de click aquí.

Generación de recargo a un solo adeudo
Ahora en Vivook es posible generar recargo a un adeudo, el administrador puede generar recargos por un porcentaje sobre el importe, sobre el saldo o un recargo de un monto fijo sobre el adeudo.

Para ver un breve video sobre cómo generar recargo a un solo adeudo de click aquí.

Mayor rapidez en reportes financieros
Hemos optimizado todos nuestros reportes para que su consulta sea mucho más ágil y rápida. Presupuesto, reporte detallado de ingresos y egresos, control de cobranza, entre otros ahora se despliegan mucho más rápido.
Acceso directo a bancos y cajas
Para accesar desde cualquier parte del módulo administrativo a bancos y cajas, hemos agregado la opción en el panel de accesos directos.
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Capturar un pago desde el estado de cuenta de vivienda
Para que la captura de pagos sea más eficiente, ahora desde el estado de cuenta de las viviendas el administrador puede capturar pagos.
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Lo nuevo en Vivook – 3/10/2011

Registro de pagos sin identificar
Ahora en Vivook el administrador puede registrar todos los pagos que recibe que son imposibles de identificar. Así la información financiera de tu edificio o residencial se mantendrá siempre actualizada. El administrador puede asignar los pagos sin identificar a una vivienda, en cuanto logré saber qué persona es la que efectuó dicho pago.Para ver un breve video sobre esta funcionalidad da click aquí.
Generar cuotas y adeudos a una sola vivienda
Ahora en Vivook ya puedes generar cuotas y adeudos, ordinarios o extraordinarios, a una sola vivienda.Para ver un breve video sobre esta funcionalidad da click aquí.
Mejoras en el nuevo módulo administrativo
Gracias a la colaboración de nuestros clientes hemos optimizado algunas de las funcionalidades del nuevomódulo administrativo. Por lo tanto el manejo en Vivook de la información financiera de su residencial es ahora más eficiente.

Reuniones exitosas en mi condominio


Al llevar la administración de un condominio o residencial es necesario informar a toda la comunidad de las decisiones y propuestas que se tienen, una de las mejores maneras de hacerlo es realizar reuniones, ya que tenemos contacto directo con los residentes y podemos escuchar sus opiniones.

Una reunión es el acto en que se congregan un grupo de personas, particularmente para tratar un asunto y en nuestro condominio las podremos encontrar de distintos tipos:

Informativas.- Son también llamadas reuniones informales, éstas principalmente son para dar a conocer a la comunidad información. Por ejemplo Continue reading

Ocultar directorio de residentes y adjuntar instrucciones de pago en avisos de cobro

Con el fin de que los residentes tengan desconfianza de quién puede ver el directorio del residencial, ahora en Vivook los administradores pueden configurar el Vivook de su residencial de manera que el directorio sea exclusivo para aquellos usuarios con perfil de administrador.

Esta funcionalidad se agregó con el fin de que los usuarios de Vivook tengan la seguridad que el directorio de su residencial solo será visto por el administrador.

Para ver un breve video

http://www.vivook.com/tutorial/ConfiguraTuCondominio/OcultarDirectorio.html

Ahora desde Vivook es posible que el administrador pueda adjuntar a los avisos de cobro, las instrucciones de pago, de esta manera Continue reading

Otras maneras de comunicar en un residencial

Reportes anuales

Además del newsletter, podemos reforzar los logros de la administración y comité de vigilancia con un reporte anual, el cuál deberá contener:

1.- Los logros alcanzados.

2.- Reporte financiero.

3.- Reconocimiento a todas las personas que ayudaron en el residencial, especialmente a todos los residentes voluntarios.

4.- Estadísticas que comparen el trabajo del año, con el del año pasado, cualquier medición es buena, por ejemplo: El año pasado se lograron recaudar el 80% de cuotas de mantenimiento, este año se recaudo el 110% de lo presupuestado.

5.- Lo qué viene, qué planes y objetivos se tienen para el próximo año.

Manual de ayuda para residentes

Es muy importante contar con una guía rápida de las principales  reglas, procedimientos, preguntas frecuentes, responsables del residencial (¿A quién busco para?), formatos (para solicitar una instalación por ejemplo),  Continue reading